Удержания из заработной платы

Особенности удержаний из заработной платы работника

За отработанное время сотрудник получает заработную плату уже уменьшенную на сумму вычетов.

Законодательно не отражено такое понятие как «удержание из заработной платы», а находят отражение только условия, требования и сроки данной операции.

Обобщая всю нормативную информацию, можно сделать вывод о значении этого термина.

Удержание из заработной платы сотрудника – это расчетная величина, которая образуется за счет невыдачи работнику некоторых сумм в целях удовлетворения законных требований работодателя или других лиц.

Нормативная база

Трудовой и Налоговый Кодексы РФ подробно описывают случаи вычетов из оплаты труда работников.

Последовательность проведения операций по удержанию регламентируется федеральными законами, утвержденными Правительством России, в том числе:

Нормативный акт Содержание
Налоговый кодекс Виды удержаний
№ 229-ФЗ от 02.10.2007 г. Процедура исполнительного производства
Постановление Правительства № 841 от 18.08.1996 г. Перечисление типов начислений по оплате труда, по которым рассчитывается размер алиментов на содержание несовершеннолетних детей

Скачать документы можно здесь:

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ

Постановление Правительства № 841 от 18.07.1996

Работодатель должен ориентироваться только на виды удержаний, зафиксированных в законодательных актах. Применение собственных разновидностей отчислений приравнивается к административным нарушениям.

Виды

Согласно Трудовому и Налоговому Кодексу РФ, различают несколько групп удержаний из заработной платы сотрудников:

  • безусловно необходимые (обязательные);
  • по желанию работодателей;
  • по собственной воле работника.

Условия каждого удержания подробно рассмотрены в нормативных документах.

В каких случаях осуществляются?

Обязательные

Удержания этого типа должны осуществляться в любом случае и совершенно не зависят от инициативы сторон, основываются только на нормах закона:

НДФЛ

В Налоговом Кодексе РФ отведена отдельная глава этому налогу.

Подробно разъяснены многие вопросы:

  • база для налогообложения;
  • размер отчислений;
  • сроки поведения;
  • льготные условия расчета налога для определенных слоев населения.

Налог играет важную роль в процессе дальнейших удержаний, так как все остальные операции на вычет осуществляются только после проведения расчета налога на доходы физических лиц.

По исполнительным листам

Поступивший в организацию документ с решением судебного органа обязывает работодателя неукоснительно выполнять все требования.

К обязательным для исполнения относятся:

  • исполнительный лист;
  • судебный приказ;
  • соглашение об оплате алиментов, заверенное нотариально;
  • решение комиссии по трудовым спорам;
  • акт исполнительного органа об административных нарушениях;
  • постановление судебного пристава.

Администрация предприятия должна в оговоренный срок и в полном размере производить все отчисления по исполнительным документам, основываясь при этом на нормативах, отраженных в законодательных актах.

Важно осуществить удержания в необходимом размере, не нарушая при этом трудовое законодательство.

По заявлению (инициативе) работника

Собственное желание сотрудника служит основанием для совершения удержаний определенного характера:

  • уплата профсоюзных взносов;
  • добровольные пожертвования в благотворительные фонды;
  • погашение займов;
  • оплата страховок.

По письменному заявлению работника администрации предприятия производит вычеты из заработной платы.

Экономические службы обязаны производить соответствующие расчеты ежемесячно и абсолютно бесплатно, в соответствии с утвержденным коллективным договором.

Профсоюзные взносы

Регламент уплаты взносов подтверждается Федеральным законом № 10-ФЗ от 12.01.1996 г.

Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ

Работодатель обязан ежемесячно, в установленные законом сроки, перечислять взносы членам профсоюзного общества, на основе письменного заявления сотрудников.

Займы

Получая займ на «родном» предприятии или же в сторонней МФО, гражданин имеет право выбрать любой способ погашения:

  • непосредственно внося денежные средства в кассу МФО;
  • написать заявление по месту работы с просьбой ежемесячных перечислений определенных сумм на счет фирмы-заимодавца.

По инициативе работодателя

Данный вид удержаний имеет особый статус: это право работодателя, а не обязанность.

Трудовой Кодекс РФ рассматривает несколько направлений вычетов по инициативе администрации предприятия:

  • возврат аванса под заработную плату, не выработанного работником в положенное время;
  • закрытие командировочного аванса, остаток по которому не был возращен в течение трех дней;
  • возврат излишне полученной заработной платы, причинами выплаты которой могут быть счетная ошибка, невыполнение норм труда или неправомерные деяния работника;
  • возврат суммы по неотработанным отпускным;
  • возмещение материального ущерба;
  • покрытие недостачи материальных ценностей;
  • возмещение административных штрафов;
  • стоимость изделий собственного производства, используемых для личных нужд;
  • возмещение услуг сотовой связи;
  • оплата стоимости сверхнормативного расхода ГСМ;
  • за прохождение медосмотра.

Удержания по инициативе работодателя правомерно проводить только при обязательном наличии двух условий:

  • временной отрезок не превышает одного месяца;
  • сотрудник согласен с проводимыми вычетами.

В случае отсутствия одного из условий, работодатель не может самостоятельно осуществлять необходимые вычеты, все спорные вопросы должны решаться в зале суда.

Материальный ущерб

Материальная ответственность сотрудника возникает при обнаружении факта нанесения вреда имуществу работодателя в следствие:

  • ненадлежащего действия во время выполнения производственного задания;
  • обнаружения непосредственной взаимосвязи между поведением работника и обнаруженным материальным ущербом;
  • если виновный не оспаривает произошедший факт.

Трудовой Кодекс РФ гласит, что стоимость имущественного ущерба должна быть в обязательном порядке возмещена работодателю.

В компенсацию включаются не только стоимость фактического уменьшения собственности работодателя, но и необходимые затраты для ликвидации нанесенного ущерба.

Сотрудник, допустивший нанесение вреда имуществу работодателя, предоставляет письменное объяснение о случившемся факте.

При отказе о написании объяснительной записки, составляется акт, подтверждаемый подписями двух свидетелей.

Возмещение из зарплаты осуществляется согласно распоряжению руководителя, если:

  • сумма ущерба не превышает средней заработной платы;
  • документ оформлен не позднее месяца со дня обнаружения вреда имуществу;
  • сотрудник согласен с мерой наказания.

В противном случае решение должно выноситься на судебном заседании.

За сотовую связь

Производственная необходимость нередко приводит к активному использованию сотовой связи сотрудниками организации.

Разрешенные нормативы фиксируются в местных локальных актах, с которыми сотрудников знакомят «под роспись».
Выявленные сверхнормативные расходы удерживаются из заработной платы работников.

Оформляется приказ по предприятию, в котором индивидуально по «виновным» отображаются все обнаруженные суммы перерасхода.

Подтверждение ознакомления сотрудников с принятым решением должно быть письменно отображено.

Для материально ответственного лица при недостаче

По результатам ревизии оформляется инвентаризационная ведомость, в которой фиксируется факт недостачи товарных ценностей.

Компенсация недочета происходит при тех же условиях, что и возмещение материального ущерба, независимо от вида материальной ответственности (полная или ограниченная).

За продукцию

В приказе по предприятию фиксируется возможность приобретения продукции собственного производства для сотрудников по льготной стоимости.

С документом должны быть письменно ознакомлены все штатные сотрудники.

При перерасходе ГСМ

Использование транспортного средства в производственных целях подтверждается автомобильным маршрутным листом.

Нормативный расход ГСМ определяется расчетным путем на основании километража, зафиксированного в путевке.

Сверхнормативный расход топлива по распоряжению руководителя возмещается водителем из заработной платы.

За медосмотр

Обязательный периодический медицинский осмотр работников общественного питания или розничной торговли продуктами питания администрация предприятий проводит коллективным способом.

Оплата организованного мероприятия поступает безналичным способом на расчетный счет медицинского учреждения.

Сотрудник, который увольняется, не проработав после медосмотра 6 месяцев, возмещает стоимость медицинских услуг при окончательном расчете.

Излишне выплаченные суммы

Возврату в обязательном порядке подлежит заработная плата, выплаченная необоснованно в повышенном размере.

Они могут возникнуть различными способами:

Разновидность Причина
Счетная ошибка
  • неправильные арифметические расчеты
  • описка
  • неверный ввод первоначальных данных в компьютерную программу
Невыполнение сотрудником нормы выполнения производственного задания
  • в силу субъективных причин не выполняются нормативы производства (вина работника или работодателя);
  • объективные причины снижения выработки
  • В случае несогласия работника, решение принимается комиссией по трудовым спорам.
Противозаконные действия работника
  • представление заведомо ложных документов;
  • скрытие истинных фактов

Штрафы

Административные санкции удерживаются из заработной платы сотрудника на основании приказа руководителя.

Неотработанный аванс

Письменное согласие работника и оформление операции не позднее месяца со дня выдачи аванса – непременные условия возврата сумм невыработанного аванса.

Основанием служит распоряжение (приказ) руководителя.

За неотработанные дни отпуска

Увольнение сотрудника до окончания периода, за который ему были начислены отпускные, влечет за собой перерасчет и дальнейшее удержание выданных ранее сумм.

Исключение из этого правила составляют несколько случаев, возврат отпускных при этом не проводится:

  • работник отказывается переводиться на другое место работы по состоянию здоровья (основанием служит медицинское заключение установленной формы);
  • процедура сокращения персонала;
  • изменение состава собственников предприятия;
  • работник призывается для прохождения военной службы;
  • сотрудник восстановлен на прежнем месте работы по решению трудовой инспекции;
  • недееспособность гражданина;
  • по причине смерти работника;
  • форс-мажорные обстоятельства, наступление которых препятствует выполнению должностных обязанностей.

Экономические службы осуществляют перерасчет начисленных отпускных, принимая во внимание, за сколько дней отпуска необходимо сделать удержания.

Д(он) = Д(исп) – (Дл/12 * Мо)

Значения:

  • Д(он) – неотработанные календарные дни отпуска;
  • Д(исп) – использованные календарные дни отпуска;
  • Дл – длительность ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • Мо – отработанные месяцы последнего календарного года.

В бухгалтерском учете проводится запись сторно суммы отпускных. Корректировка удержания страховых взносов отражается в отчетном периоде увольнения сотрудника.

С каких доходов не производятся?

Удержания производятся со всех групп доходов, получаемых сотрудниками.

Законодательно закреплен ряд доплат, с которых нельзя принимать к расчету при удержаниях из заработной платы сотрудников:

  • Начисленные для возмещения ущерба, нанесенного состоянию здоровья (не распространяется на удержания алиментов по содержанию несовершеннолетних детей).
  • Компенсация увечий, полученных в ходе исполнения государственных или производственных заданий (в случае гибели непосредственного участника событий данный вид доплат распространяется на членов его семьи).
  • Доплаты, связанные с регламентом трудовых отношений, в том числе служебные командировки или перевод на работу в другую местность.
  • Страховые выплаты по обязательному социальному страхованию, кроме оплаты больничного листа в связи с временной нетрудоспособностью.
  • Частичное или полное возмещение стоимости санаторных путевок для сотрудников и их детей.
  • Начисления в целях ликвидации последствий стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций.
  • Ликвидация последствий терактов.
  • Выплаты, вследствие потери членов семьи.
  • Оказываемая гуманитарная помощь.

Все перечисленные виды доплат не подлежат налогообложению НДФЛ.

Как произвести удержания из заработной платы?

Общий порядок и этапы исчисления

Удержания из заработной платы по всем видам направлений рассчитываются каждый месяц в определенные сроки, соответствующие периоду начисления.

Процесс расчета удержания соответствует основным правилам бухгалтерского учета:

  • Начисляется оплата по всем видам заработка, а также все имеющиеся доплаты и начисления, исключая суммы, которые не принимают для расчета удержаний.
  • Рассчитывается НДФЛ.
  • Определяются остальные суммы удержаний, которые остаются в распоряжении работодателя или перечисляются третьим лицам в течение трех дней после выплаты заработной платы.

Документальное оформление

Пакет необходимых документов зависит от вида удержаний.

Для расчета НДФЛ:

  • Заявление сотрудника на предоставление стандартных вычетов.
  • Копии свидетельств о рождении детей.
  • Справки с места учебы детей.

Бланк заявления на вычет:

Заявление на налоговый вычет

Для удержаний по исполнительным документам:

  • Судебное решение.
  • Исполнительный лист.
  • Постановление судебных приставов.
  • Соглашение о выплате алиментов, заверенное нотариально.
  • Акт исполнительных органов на административное взыскание.
  • Решение комиссии по трудовым спорам.

Для выплат по решению работодателя:

  • приказ;
  • письменное согласие работника.

Пример приказа:

Приказ об удержании из зарплаты

Удержания по инициативе сотрудника: заявление лица, выразившее добровольное желание уплаты.

Заявление на удержания в профсоюз

Очередность

Первоначально из заработной платы исключается сумма подоходного налога. Затем реализуется определенная последовательность выполнения требований, зафиксированная в ст. 111 Федерального Закона № 229-ФЗ.

Очередность Претензия
1
  • Алименты;
  • Ущерб, нанесенный здоровью;
  • Утрата кормильца;
  • Требования возмещения морального ущерба
2
  • Погашение размера выходного пособия работнику по трудовому договору;
  • Компенсация за результаты интеллектуального труда
3 Обязательные платежи в бюджет разного уровня и внебюджетные фонды
4 Прочие удержания

Наличие требований различных разновидностей предполагает следующий порядок удержания: прохождение всех расчетов в хронологическом исполнении.

Каждая последующая очередь начинает удовлетворяться после полной оплаты требований предыдущей очередности.

Ограничение размера

Законодательно установлен максимально возможный размер отчислений из заработной платы сотрудника в пользу третьих лиц, которые являются обязательными:

Максимальный процент Условия
70
  • На исправительные работы;
  • Алименты на содержание малолетних детей;
  • Ущерб, нанесенный здоровью;
  • Потеря кормильца семьи;
  • Вред, нанесенный действием совершенного преступления
50 Случаи, предусмотренные в федеральном законодательстве
20 Прочие условия

20%-ный размер удержаний не требует наличие письменного согласия работника в случаях, происходящих по инициативе работодателя.

Расчет на примерах

ООО «Прима» получило исполнительные листы на сотрудника Львова П.С.:

  • Алименты на содержание 2 несовершеннолетних детей в размере 33% от дохода.
  • На возмещение ущерба, причиненного здоровью физического лица – 12000 руб. в месяц.

Оклад сотрудника 25000 рублей в месяц.

Принятые исполнительные документы относятся к первой очереди, размер удержаний в которой возможен до 70% от заработка.

Стандартный вычет на первого и второго ребенка по 1400 руб.

25000 + 15% * 25000 = 28750 руб. начислена з/п

13% * (28750 – 1400 — 1400)= 3374 руб. НДФЛ

33% * (28750 – 3374)= 8374,08 руб. рассчитана сумма алиментов

8374,08 + 12000 = 20374,08 руб. сводный размер удержаний по исполнительным листам

70% * (28750 – 3374)= 17763,20 руб. допустимый размер удержаний

Итоговый размер удержаний превышает максимально возможную величину, поэтому необходимо найти процентное соотношение необходимых выплат:

20374,08 – 100%

8374,08 — 41,1%

12000 — 58,9%

Фактические размеры удержаний в текущем месяце:

17763,20 * 41,1% = 7300,68 руб. алименты к перечислению

17763,20 * 58,9% = 10462,52 руб. ущерб здоровью

На следующий месяц переходят суммы задолженности:

8374,08 – 7300,68 = 1073,40 руб. по алиментам

12000 — 10462,53 = 1537,47 руб. по возмещению вреда здоровью

28750 – 3374 -7300,68 – 10462,52 = 7612,80 руб. выдана зарплата сотруднику

Бухгалтерские проводки

Процедура удержания по требованиям отражается в бухгалтерском учете по Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции его применения.

В целях синтетического и аналитического учета обязательных удержаний рекомендуется открывать отдельные субсчета сч.76.

Дт Кт Содержание проводки
44; 20 70 Начислена заработная плата
70 68 Рассчитан НДФЛ
70 76 Произведены удержания по исполнительным листам
76 51 Перечислены суммы алиментов
71 50 Из кассы выдан аванс на служебную командировку
20;44 71 Проведен авансовый отчет по командировке
94 71 Отражена как недостача невозвращенная в срок сумма аванса по командировке
70 94 Удержание остатка подотчетных сумм

Контроль и учет

Главный бухгалтер предприятия осуществляет полный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета на предприятии.

В План счетов бухгалтерского учета включены все необходимые синтетические счета с необходимой разбивкой по аналитике на субсчета.

Вопросам контроля за учетом удержания из заработной платы сотрудников предприятия уделяется особое внимание.

Нюансы

Если есть ребенок

НДФЛ рассчитывается с учетом стандартного вычета на детей. Все остальные удержания производятся на общих основаниях.

Для умершего работника

Неполученную сумму заработной платы умершего сотрудника получают члены его семьи.

При этом у организации отсутствует обязанность перечисления НДФЛ с дохода умершего гражданина.

Бюджетники

Удержания из заработной платы регламентируются законодательными актами и подчиняются общепринятым правилам, применяющимся в коммерческих организациях.

Незаконные махинации работодателя и их последствия

Организации могут применять только те виды удержаний, которые закреплены законодательно в ТК РФ. Использование самовольно утвержденных отчислений является незаконным.

Возможные ошибки и нарушения работодателей в 2016 году:

  • уменьшается размер оплаты труда на величину удержаний, не предусмотренных в ТК РФ;
  • лишение премии или ее уменьшение в случаях, если размер премиальной части оговорен в местном локальном акте; в положении о премировании не утвержден список показателей и условия премирования;
  • невыполнение требований по срокам и условиям алгоритма удержаний;
  • вычет из зарплаты в размере, значительно превышающем максимально возможный.

Выявленные нарушения могут привести работодателя к различным видам ответственности:

  • административная (штраф);
  • материальная (удержания из зарплаты).

Существует немало особенностей в вопросе удержания из оплаты сотрудников. Бухгалтерским службам необходимо досконально знать все нюансы и уметь применять их на практике.

Leave a Reply