Трудовые книжки

Тот, кто впервые трудоустраивается на работу, не всегда понимают, для чего нужна трудовая книжка, какие правила ведения, хранения, особенности заполнения касаются этого документа.

Это нужно знать каждому человеку, т.к. этот документ, как и паспорт, сопровождает его на протяжении всей совершеннолетней жизни.

Что это за документ?

Официальное заключение трудового соглашения с работодателем обязательно должно фиксироваться в трудовой книжке.

Этот документ представляет собой небольшую брошюру, в которой листы расчерчены стандартными таблицами.

В графах таблицы заносятся следующие сведения:

  • о периодах работы на том или ином предприятии;
  • занимаемые должности;
  • поощрения за хорошее выполнение обязанностей;
  • номера и даты приказов руководства;
  • причины увольнения.

На основании данных из трудовой книжки рассчитывают трудовой стаж трудящегося, который влияет на выплату пособий по социальному страхованию и начисления размера пенсии.

Для чего он нужен?

Зачем необходимо предприятию и работнику иметь данную брошюру с записями о трудовых отношениях?

Об основных функциях трудовой книжки описано в ст. 66 Трудового кодекса РФ.

Трудовой кодекс РФ

В ней должна отражаться следующая информация о трудящемся:

  • общий трудовой стаж;
  • заработанные квалификации и опыт;
  • сведения о полученном образовании;
  • данные о присвоении награждений и благодарностей.

При трудоустройстве на новое место данная книжка позволяет принимающему сотрудника работодателю узнать причины увольнений с предыдущих организаций.

Возможно, кому-то интересно будет узнать, что изначально трудовая книжка выступала в роли удостоверения личности. Дополнительно она еще давала труженику право на получение продовольственных карточек. Со временем они были отменены в связи с утверждением других бланков в качестве удостоверения личности.

На сегодняшний момент трудовая книжка является основополагающим документом, в котором отражается вся трудовая деятельность и стаж рабочего.

Является ли бланком строгой отчетности?

Правительство РФ в Постановлении № 301 определило, что трудовые книги должны храниться на предприятиях как документы строгой отчетности, и при этом основная ответственность за организацию порядка заполнения, учета и хранения их возложена на руководителя.

В январе 2004 года в России утвержден новый вид бланка трудовой книжки. Больших изменений в нее не было внесено, т.к. основные пункты для заполнения информации о работе и последовательность остались прежними.

Перемены коснулись размера книжки, цвета (зеленый), а также увеличилось количество листов (44 взамен 40). На титульном листе обложки был изменен герб СССР на герб РФ.

Особенности оформления

Занесение сведений в трудовую книжку выполняет сотрудник ОК или из службы контроля персонала.

Этот документ оформляется впервые при трудоустройстве на рабочее место еще нигде не работавшего соискателя, принятого на свободную вакансию.

Затем, если трудящийся увольняется, ему выдают его трудовую книжку и он передает ее новому работодателю при поступлении на новое предприятие.

Давайте более подробно рассмотрим, какие правила существуют, на основании которых кадровик осуществляет порядок оформления, учета и хранения этого документа.

Кем выдается впервые?

Основанием для оформления изначально данного документа являются обстоятельства, описанные в п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены 16.04.2003 г в постановлении Правительства РФ № 225 (далее – Правила).

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Там указано, что труженику, принятому на работу впервые, осуществляется оформление трудовой книжки ответственным сотрудником работодателя в присутствии лица, на которого она заводится, не позднее 7 дней с момента принятия его в штат предприятия.

Сотруднику ОК для внесения записей выдается бланк трудовой книжки в бухгалтерии этой же организации в установленном порядке (п. 42 Правил). При этом предусмотрено, что с труженика взимается ее стоимость (п. 47 Правил), но данная процедура выполняется по усмотрению работодателя, поэтому происходит не всегда.

Есть моменты, при которых с трудящегося не может быть взята компенсация за внесение записей в трудовую книжку и ее оформление:

  • если внесены недостоверные или ошибочные данные при первичном заполнении листов данного документа или вкладыша;
  • когда она испорчена не по вине того лица, чьим документом является;
  • в связи с массовой утратой документации у работодателя из-за чрезвычайной ситуации.

В таких случаях предприятие должно оформить новую трудовую книжку своему рабочему взамен утраченной за свой счет.

Сколько стоит трудовая книжка?

Итак, мы выяснили, что первичное оформление и приобретение трудовой книжки возлагается на работодателя.

Но если гражданину нужно открыть ее до поступления на первую работу с целью внесения записей о полученной специальности, которую вносит образовательное учреждение, то купить бланк ему придется за счет собственных финансов.

Цена документа может колебаться в пределах 175-180 рублей, причем стоимость вкладыша такая же.

Кто заполняет?

Обязанность по заполнению всех важных нюансов, касающихся трудовых отношений между трудящимся и работодателем, обычно возлагается на отдел по персоналу.

Если предприятие не имеет большого штата сотрудников, то хранение и записи может вносить руководитель фирмы самостоятельно или поручить это дело своему секретарю.

В трудовой книжке лицо, ответственное за внесение данных, проставляет свои реквизиты и подпись.

При наличии печати и штампа их оттиски ставят обязательно в записях приеме и увольнении.

Во время утверждения нового бланка трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были изданы по ним правила ведения и хранения.

В них четко прописан порядок заполнения страниц.

Здесь же оговорено, что данный документ трудящегося, работающего в организации более 5 дней, заполняется должным образом и ведется только ответственным лицом.

Правила по учету и хранению трудовых брошюр обязывают к следующим действиям:

  • на каждого сотрудника заводить личную карточку, где дублируют информацию аналогично записям в трудовой книжке;
  • информацию заполняют на русском языке, но при некоторых обстоятельствах они могут быть продублированы на языке, который официально утвержден вторым государственным по республике, входящей в состав РФ;
  • все параметры записывают только при наличии соответствующего приказа или распоряжения руководителя.

Обратите внимание, что записи в документ могут вносить только те, кому поручено исполнение данных обязанностей по приказу руководителя предприятия либо им самим.

Внесение данных другими лицами являются недействительными и влекут порчу документа.

Как ведется учет?

Все предприятия обязаны вести учет трудовых книжек, поэтому им нужно применять по приказу Минфина № 69 специальную книгу движения книжек.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Обязанность ее ведения вменяется специалистам ОК или иному лицу, которому поручено данное мероприятие.

Им необходимо иметь для осуществления учета трудовых книжек следующее:

  • специальную утвержденную форму бланка книги;
  • документы фирмы и личные книжки сотрудников;
  • печать организации.

Руководство каждого предприятия обязано получить ответственному лицу вести книгу по учету документов о подтверждении трудовой деятельности.

Этот порядок установлен трудовым законодательством, и при его нарушении на организацию накладываются штрафные санкции.

Где хранится?

В организации книжки на сотрудников хранятся в ОК или в кабинете руководителя компании.

Трудящемуся они выдаются при увольнении, в остальное время выдается заверенная предприятием копия.

Это бывает в случае, если сотрудник хочет устроиться на другое предприятие по совместительству.

Для получения копии он пишет соответствующее заявление.

Отказывать в таких случаях работодатель не имеет права.

Для контроля за данными бланками в ОК заводят следующие реестры:

  • Для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.
  • Приходно-расходная книга учета трудовых книжек.

Все варианты получения и выдачи данных брошюр заносят в приходно-расходный список, в котором фиксируют ее индивидуальный номер и серию.

В данном случае записи вносят бухгалтера.

Нюансы

Какие еще нюансы нужно учитывать? Есть несколько вопросов, которые прямо связаны с ведением и оформлением данного документа.

Нужна ли несовершеннолетнему?

В России допускается по ст. 63 ТК РФ заключать трудовой договор шестнадцатилетними подростками.

При наличии согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства к трудовой деятельности может быть привлечен четырнадцатилетний учащийся.

Такие обстоятельства обязывают работодателя по ст. 67 ТК РФ заключить трудовой договор с несовершеннолетним в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к производству.

В соответствии с действующим законодательством работодатель, привлекающий к труду наемных трудящихся, обязан вести трудовые книжки на каждого штатного сотрудника, отработавшего в его производстве более пяти дней, если эта работа является основной (ст. 66 ТК РФ).

Требуются ли для иностранных работников?

Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 11 ТК РФ, в которой сказано, что правила по трудовым отношениям и ведению документации распространяются также и на привлеченных к деятельности иностранных граждан и лицам без гражданства.

Поэтому трудовую книжку следует оформлять в общем порядке.

На данный момент в РФ используются трудовые книжки как нового образца от 2004 г., так и старые бланки от 1938 г. и 1973 г.

В законодательстве оговорено, что ранее действовавшие образцы трудовых книжек обладают одинаковой силой с новыми, поэтому их обменивать не нужно (п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Из этого вытекает следующее: если иностранный гражданин передает сотруднику ОК книжку одного из старых образцов, или свою национальную, то она будет являться действительной и ее можно принимать на учет.

Приведем пример:

На предприятие трудоустраивается иностранный гражданин. Он предоставил все необходимые документы для оформления на должность в организацию и они у него все в порядке.

Из документов следует, что он состоит на миграционном учете и ему выдано разрешение на работу или его миграционный статус позволяет ему трудоустраиваться на территории РФ. Среди пакета поданных документов соискатель предоставил книжку, заведенную с 1978 года.

Поскольку в трудовом законодательстве России указано, что трудовая книжка, оформленная первоначально еще в СССР, является действительной на территории РФ, то ее можно смело принимать на учет и не заводить новую.

Ответственность за подделку

Подделать можно любой документ, но наказание за это отличается строгостью.

В отношении трудовой книжки выявление данного факта карается законом. Причем, уголовная ответственность настигает как гражданина, предъявившего документ, так и его соучастника.

Фальсификация трудовой книжки влечет наказание аналогичное подделке паспорта и привлечение к уголовной ответственности.

Если недостоверный документ принадлежит человеку, который повлек ущерб из-за подделки книжки в деятельности работодателя или репутации компании, то к ответственности привлекается тот, кто принимал решение о принятии на работу обманщика.

Вот почему внимательно проверять данные, изложенные в трудовой книжке, и осуществлять проверку соответствия их действительности.

Сейчас идут споры о том, нужны ли трудовые книжки, или будут ли они электронными, т.к. все данные уже занесены в компьютерные сети.

Однако с точки зрения рабочего — это единственный документ, который сможет подтвердить его стаж работы при оплате социальных выплат по больничному листу или начисления пенсии.

Но в тоже время работодателю и всем бюджетным организациям значительно проще вносить информацию в цифровом формате и одним кликом курсора открыть всю базу данных о гражданине, оформляющем себе социальные выплаты.

Кто выиграет этот спор — в конечном итоге покажет только время.

Как получить трудовую книжку впервые

Как получить трудовую книжку впервые

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.

На основании данных, внесенных в оговоренны

Заявление на выдачу трудовой книжки

Заявление на выдачу трудовой книжки

До 2017 года оригинал трудовой книжки предоставлялся работнику только в день его увольнения. В остальных случаях сотрудник мог получить только выписку из данного документа, заверенную работодателем.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.

Действительным считается только

Исправления в трудовой книжке

Исправления в трудовой книжке

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне

Изменение фамилии в трудовой книжке

Изменение фамилии в трудовой книжке

В жизни иногда бывают ситуации, когда человек меняет свою фамилию.

Такое событие влечет за собой ряд формальностей, которые требуют внесения изменений в документацию. Это важное обстоятельство, т.к

Расписка о получении трудовой книжки на руки

Расписка о получении трудовой книжки на руки

На основании норм закона с момента приема на работу трудовая книжка каждого работника хранится на предприятии в специально отведенной для этих целей комнате либо в сейфе.

Кадровый работник, в обяза

Уведомление о получении трудовой книжки

Уведомление о получении трудовой книжки

Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

Нередк

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Уже более 8-ми лет Гознак России изготавливает особые клеящиеся пленки на документы, которые содержат полупрозрачные защитные элементы и саморазрушаются при попытке их снятия.

По замыслу разработчи

Акт передачи трудовых книжек

Акт передачи трудовых книжек

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия

Подделка трудовой книжки

Подделка трудовой книжки

Иногда работодатели сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник приносит поддельную трудовую книжку.

Gодобный инцидент вызывает массу проблем у обеих сторон. Важно уметь сразу распознать фальшивый до