Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.
Что должен знать и сделать кадровый специалист?
Нормативная база
- Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
- Постановление Правительства РФ N 749;
- Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
- Налоговый Кодекс: ст. 264;
- КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.
Скачать документы можно тут:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Особенности процедуры
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.
Она должна отвечать следующим условиям:
- выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
- быть ограниченной по сроку;
- не иметь разъездного характера;
- не допускать выполнения поручений во время пути.
Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).
ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.
По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.
Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.
Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:
- в приказе;
- в служебном задании.
Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.
Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.
В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.
К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.
Возможные причины увеличения срока
Причин продления командировки множество.
Условно их делят на несколько групп:
- По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
- По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
- Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
- Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
- Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.
Как оформить продление командировки?
Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.
Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.
Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.
Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:
Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.
Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:
Затем издается приказ о продлении.
Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.
Обязательно должен содержать:
- причины увеличения продолжительности;
- новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).
Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.
Пример смотрите здесь:
Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».
В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.
При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.
Пример:
Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2020 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.
Кадровый специалист должен подготовить:
Служебную записку:
Приказ:
Приказ о продлении командировки
В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Пример:
Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).
Решение:
Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.
Организация должна начислить:
- суточные за период с 27 июня по 12 июля;
- больничное пособие за период 4 – 6 июля;
- компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).
А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.
Нюансы
Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.
Основанием является решение директора.
Содержание текста будет примерно таким:
«В связи с производственной необходимостью, продлеваю срок своей командировки (в г. Москва, для заключения контракта с ООО «Бета» с 4-13 июля 2020 г., командировочное удостоверение №32) сроком на 4 дня до 18.07.2016. Датой возвращения считать 18.07.2016 г.».
Продление командировки на дни отпуска допускается только при согласовании решения с руководителем и подаче заявления от работника.
Самовольная задержка без уважительных причин не обязывает организацию возмещать расходы.
Увеличение срока, предназначенного для выполнения служебных задач, возможно только с согласия работника. Особенно, если он находится под опекой органов социальной защиты.
Если сотрудник желает остаться на выходные или праздничные дни в период командировки, такое решение не возбраняется (физическое лицо не получает экономической выгоды). Но желательно согласовать вопрос с руководством.
Принудительное продление заграничной командировки — незаконное действие.
Работодатель может быть привлечен к серьезной ответственности.
Хранение командировочной документации
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Министерства Культуры РФ №558, предприятие обязано хранить служебные задания и удостоверения:
- при краткосрочных поездках — 5 лет;
- при долгосрочных – 10 лет.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
Приказы должны оставаться в архиве на протяжении срока, установленного Перечнем.
Информация занесена в таблицу:
| Продолжительность и вид командировки | Срок хранения, лет |
| Краткосрочная (до 2 месяцев), на территории РФ | 5 |
| Долгосрочная (от 2 месяцев), внутрироссийские и зарубежные | 75 |
Законодательство не регламентирует установленного порядка прошивки приказов.
Следовательно, на них распространяются общие правила:
- удаляются металлические крепления;
- используется твердая обложка из картона;
- делается четыре прокола (минимальное расстояние между ними – 3 см);
- применяется банковский шпагат или прошивные нитки, которые продеваются через центральные отверстия и завязываются узлом.
При оформлении продления командировки следует быть внимательным в проставлении дат и иметь все документы, подтверждающие законное основание для принятия подобного решения.
Отсутствие ошибок позволит избежать неприятностей с налоговыми органами.