Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

• Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
• Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
• Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Статья 5.27 КоАП РФ

Правила ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• должность;
• текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
• дата составления;
• подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

• Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
• Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
• Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

• сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
• сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
• восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
• о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
• награждение, поощрение;
• увольнение.

Даты

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2020 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Язык

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Исправления в трудовой деятельности:

• после неверной записи, ставится следующий номер;
• дата исправления;
• «запись за № недействительна»;
• заносится верная информация;
• приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.