Порядок предоставления служебных командировок государственных и гражданских осуществляется в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
Процедура оформления и оплаты служебных поездок внутри страны и за границу несколько отличается.
Законом установлены определенные даты, сроки командировки, а также документы и отчеты, предоставляемые начальству по факту выполнения служебного задания.
Нормативная база
В 2020 году был издан приказ президента РФ №765 «О внесении изменений в порядок и условия командирования федеральных государственных служащих, утвержденные Указом президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. №813».
На основании нового положения из закона были убраны термины: командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе.
Указ №813 является базовым, не его основании регулируется условия и регламент командирования служащих.
Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813
Возмещение потраченных денежных средств, связанных с командировкой, а также сохранение рабочего места сотруднику, осуществляется согласно ФЗ №79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
ФЗ о государственной гражданской службе
Порядок оформления командировок госслужащих
Производится согласно Положению №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (Т-9 и Т9а).
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Работник может быть направлен в командировку (выполнять служебное задание) вне места постоянного трудоустройства на основании решения работодателя (непосредственного начальства или руководителя предприятия).
Документы
При командировках перечень обязательных документов одинаков.
Несмотря на вступившие изменения, руководство может использовать командировочное удостоверение или требовать отчет о проделанной работе.
В этом случае командировочное удостоверение должно быть, выдано на имя сотрудника. Форма отчетности и содержание документа оговаривается с начальством индивидуально.
При выбытии
Первым этапом должно быть составление приказа на командировку.
Цель поездки и срок пребывания должны быть указаны в приказе.
Находясь в отъезде, работнику гарантируется сохранение рабочего места, оплата труда по утвержденному графику и выдача суточных.
Средства на служебные расходы (в том числе суточные) выдается человеку бухгалтерией под роспись. Эти суммы бухгалтер должен занести в отчет по расходам.
При приезде
По приезде сотрудник обязан предоставить в трехдневный срок:
- авансовый отчет с окончательным подсчетом служебных расходов и подтверждающими документами (квитанции с отеля, автобусные билеты и т.д);
- руководителю нужно предъявить отчет о проделанной работе (если это необходимо).
Все дополнительные расходы, которые понес сотрудник, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Только в этом случае средства будут компенсированы.
Даты и отметки
Оплата труда напрямую зависит от срока служебной командировки и графика работы.
Подсчитать время пребывания сотрудника в командировке можно такими способами:
- на основании билетов на проезд в любом междугородном транспорте или квитанций об оплате проживания в отеле;
- полагаясь на приказ о направлении работника в командировку (дата отбытия указывается обязательно);
- по дате отправления в служебной записке и путевому листу, если работник едет на собственном транспорте;
- учитывая даты, указанные в служебном задании или отчете о проделанной работе;
- на основании приказов и отметок, которые должна проставить принимающая сторона.
Только при наличии этих доказательств бухгалтерия может правильно отметить командировку в табеле учета рабочего времени.
Сроки
Без учета времени, потраченного на проезд к месту назначения, срок командировки не может быть более 5 рабочих дней. В исключительных случаях этот период может быть продлен еще на 5 дней.
Важно! Время, которое сотрудник вынужден тратить на проезд до пункта куда он командирован также учитывается как рабочее.
Порядок возмещения
Каждая статья расходов должна быть рассмотрена в индивидуальном порядке (пункт 18 Порядка №813).
Проживание
Существуют отдельные нормы проживания:
- для служащих занимающих руководящие должности — не более стоимости двухместного номера;
- для служащих занимающих другие должности — не более стоимости одноместного номера.
В случае предоставления госпредприятием работнику общежития проживание не оплачивается. Также возможны случаи, когда оплата проживания производится за счет принимающей стороны.
Лишь 30% от суммы суточных расходов может быть выделено за проживания в случаях:
- отсутствия у служащего подтверждающих документов с места пребывания;
- если сотруднику не было предоставлено место в гостинице.
Рассмотрим пример:
Гражданин Ильин Т.А отправился в служебную командировку 12.03.2016 года, прибыл в пункт назначения 13.03.2016. По месту остановки и в близлежащих городах гостиницы не оказалось. Гражданин остановился у местных жителей на 3 дня. Оплата суточных в пределах России составляет 100 рублей, соответственно ему за три дня будет возмещено лишь (700/30%*3=630) шестьсот тридцать рублей.
Транспортные расходы
Транспортные расходы можно разделить на 2 вида:
- расходы до одного пункта назначения и обратно;
- все расходы, которые потрачены на проезд до обозначенных пунктов назначения, если командировка предполагает посещение нескольких городов и обратно.
Согласно пункту 21 порядка № 813, расходы на проезд возмещаются в полном объеме.
При необходимости отправиться в поездку на своем личном транспорте эти расходы возмещаются в соответствии с пунктом 21.1 Порядка 813.
В этом случае для компенсации расходов работнику требуется подать нанимателю соответствующее заявление. Кроме того, существуют предельные размеры компенсации в месяц за проезд на личном транспорте.
Пример такого заявления:
Стоит заметить, что текущие расходы на оплату проезда для перемещений по городу не оплачиваются.
В судебной практике встречаются споры по этому поводу, но чаще всего суд постановляет, что эти траты госпредприятие возмещать не обязано.
Существуют следующие нормы на приобретение билетов госслужащим, занимающим различные должности:
| Должность | Морской и речной транспорт | Железнодорожный транспорт | Воздушный транспорт |
| Служащие высшей категории (руководитель) | По расценкам перевозчика, но не дороже класса «люкс» | Купе «СВ» или вагон категории «С» | Билеты бизнес-класса |
| Сотрудники замещающие руководящие должности (советник, заместитель) | Согласно расценкам перевозчика, максимально можно приобрести билеты на двухместную каюту с комплексным обслуживанием | Купе категории «К» или вагон класса «С» | Билеты бизнес-класса |
| Остальные категории гражданских служащих | Согласно расценкам перевозчика, максимально можно приобрести билеты на четырехместную каюту с комплексным обслуживанием | Купе класса «К» или вагон категории «С» | Билеты класса эконом |
При отсутствии билетов на проезд, потраченные средства работнику не компенсируются.
Оплата
Человек, состоящий на госслужбе должен получать находясь в командировке суточные (дополнительные расходы на проживание) максимально до 700 рублей.
Суточные должны начисляться за все дни служебной поездки, включая выходные, праздники и дни, проведенные в пути.
Днем отъезда считается дата отправления на любом виде транспорта.
Например, в случае покупки билетов на 22.02 в 14:00, то отсчет начинается с этой даты, а если время отправления будет после 00:00, тогда служебная поездка будет начинаться с 23.02.
Если служащий возвращается домой в день отъезда, то суточные не оплачиваются. Время, отработанное сверхурочно в период служебной поездки, также должно быть компенсировано премией в соответствии с нормами закона.
Выходные и праздничные дни
Согласно пункту 33 Порядка №813, работник может направиться в командировку в выходной или праздничный день.
В дальнейшем ему могут предложить оформить другой день отдыха (дать отгул) или выплатить компенсацию за работу в соответствии с ТК РФ.
Оформление командировок за пределы РФ
При отъезде за границу в одну или несколько стран (транзитом или полноценным посещением государства) порядок оформления командировки не слишком отличается от стандартной процедуры.
Документы
Подтверждением даты выезда при необходимости посещения стран, которые не входят в СНГ, являются такие отметки:
- отметки в загранпаспорте;
- отметки в служебном паспорте;
- отметки в дипломатическом паспорте служащего.
После посещения стран СНГ достаточно предъявить в отчет билеты на транспорт.
Возмещение
Кроме компенсации затрат на проезд и жилье, командированному служащему полагаются суточные, их могут выплатить в иностранной или национальной валюте (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812).
Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812
Отметим несколько моментов:
- суточные выплачиваются даже за период временной задержки и за время проезда к пунктам назначения;
- если человек успевает в одни сутки посетить другу страну и вернуться, то ему оплатят лишь 50% суточных;
- когда суточные оплачивает принимающая сторона, то компания-работодатель этих выплат не производит;
- в случаях когда за счет принимающей стороны оплачивается питание, тогда компания работодатель возмещает работнику 30% от суммы суточных.
При отправке гражданского служащего в командировку за границу ему дополнительно компенсируются:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и прочие выездных документов;
- общеобязательные аэродромные и консульские сборы;
- сборы за право въезда или транзита транспорта;
- траты на оформление обязательного медицинского полиса;
- другие обязательные платежи и сборы.
Сумма суточных при иностранных командировках не может быть более 2500 рублей в день.
Важные нюансы
Отдельно выделяют понятие «иные расходы» — это незапланированные траты, которые согласовываются с руководством (пункт 11 Порядка «813).
Например, к иным расходам относят: оформление медицинского полиса, консульский сбор, оформление визы и т. д.
Возможны и ситуации, когда во время командировки человек заболел.
На этот случай нужно обязательно обратиться к специалисту для получения справки. За весь период болезни служащему должны оплачиваться пособие (пункт 14 Порядка №813) и суточные.
Командировки государственных гражданских служащих проводятся по единому порядку, в соответствии с нормативной базой РФ.
Поездка должна быть согласована с руководителем, в результате должен быть составлен приказ с указанием даты и цели.
Для составления отчета и компенсации всех расходов, связанных с поездкой необходимы все документы: билеты на проезд, квитанции с отеля, приказ от принимающей стороны и т. д.