Командировка за счет собственных средств работника

Как оформить командировку за свой счет?

Служебные поездки являются неотъемлемой частью трудовой деятельности работников, в ходе которой они покидают свое рабочее место и направляются в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения — к примеру, заключения договоров, производства ремонтных работ либо того же повышения уровня квалификации.

Соответственно, учитывая, что работник направляется за пределы предприятия, ему предоставляется ряд гарантий, который оговорены не только в локальных актах, но и в федеральном законодательстве.

Что говорит закон?

Порядок предоставления и оформления командировок на федеральном уровне регламентируется следующими нормативными актами:

  • главой 24 ТК РФ;
  • Постановлением Правительства РФ №749.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Но предприятие имеет полное право оговорить некоторые виды компенсаций, предоставляемых в служебных поездках и в локальных актах предприятия, особенно в случае, если они предоставляются в повышенном размере, либо имеют некоторые отличительные особенности, не предусмотренные в том же ТК либо Постановлении №749.

Так, предприятие имеет право установить:

  • повышенный размер суточных;
  • возможность брони гостиничного номера;
  • использование такси;
  • порядок компенсации при сдаче билетов.

И иные нюансы, которые в федеральном законодательстве не оговорены, в виду того, что только в локальном акте можно предусмотреть все нюансы трудовой деятельности на отдельно взятом предприятии, в то время, как федеральное законодательство освещает только общие нормы.

Нормативная база

Однако несмотря на индивидуальный подход к служебным поездкам, а также некоторые особенности производства, основные нормы выше оговоренных законодательных актов являются обязательными для исполнения.

В частности, на основании п.10 Постановления №749 работнику перед убытием в командировку должен быть выплачен аванс для погашения расходов, которые осуществляются еще до отъезда, а именно:

  • для покупки билетов;
  • найма жилого помещения;
  • дополнительных трат, которые могут возникнуть в ходе выполнения служебного задания.

То есть выдача аванса работнику является обязательным условием при направлении его в командировку и, конечно, работодатели и бухгалтеры об этом знают.

Ведь предварительно оформляется приказ с указанием продолжительности служебной поездки, на основании которого аванс и выдается в размере оговоренном в локальных актах предприятия с учетом количества дней.

Но для оформления авансовых проплат нужно время, а командировки могут быть и срочными, в связи с чем условие о предварительной выдаче аванса для командировочных расходов зачастую не соблюдается, причем на предприятиях даже с государственной формой собственности.

Конечно, в некоторых случаях, расходы по оплате командировочных затрат берет на себя принимающая сторона, о чем указывается в приказе о направлении в командировку либо в служебном задании, но подобное условие — редкость, поэтому в большинстве случаев на работника оформляется командировка за свой счет.

Законно ли это?

Нормы федерального законодательства не носят рекомендательный характер, они в первую очередь регулируют ту или иную процедуру, которую следует выполнять неукоснительно.

В частности, то же Постановление Правительства РФ №749 определяет порядок предоставления командировок, а также обязательную выдачу аванса для покрытия минимального количества расходов при выбытии в другой населенный пункт.

Следовательно, если по предприятию издан приказ о направлении работника в командировку, но аванс не выдан, подобные действия являются незаконными и сотрудник имеет полное право отказаться от поездки, даже если она важна для предприятия.

Работодатель прежде всего должен заботиться не о прибыли компании, а именно, о соблюдении прав работников, которые ему прибыль и обеспечивают.

Оформление командировки за счет собственных средств работника

Однако даже если работодатель неукоснительно соблюдает нормы федерального законодательства, ситуации бывают разные.

К примеру, необходимость направить работника в командировку может возникнуть внезапно в конце рабочего дня и, соответственно, перечислить аванс быстро не получится.

В подобной ситуации работник конечно будет направлен в командировку, но только после оформления некоторых документов.

Документы

Как правило, решение о направлении работника в командировку принимается на основании докладной записки начальника структурного подразделения либо официального письма из другой организации, из которой следует, что сотрудника предприятия необходимо направить на тот или иной объект.

Приказ

И уже на основании письма-запроса из другой организации либо письменной просьбы начальника отдела и оформляется приказ, в котором указывается дата выбытия работника, а также длительность командировки.

И учитывая, что расходы в подобной ситуации изначально будет нести командированный сотрудник, в приказе оговаривается и этот вопрос — в частности указывается, что аванс работнику не выплачивается, а понесенные расходы будут компенсированы на основании предоставленных документов о понесенных тратах.

Согласие работника (заявление)

Однако даже после издания приказа работник волен отказать от служебной поездки, которая, по сути, нарушает его права, поэтому в подобной ситуации работодатели требуют еще и согласия работника в письменном виде о том, что сотрудник обязуется взять все расходы на себя.

Согласие оформляется в виде заявления, которое составляется в свободной форме, ведь учитывая, что подобная практика является нарушением законодательства, установленной формы заявления предусмотрены и быть не может.

Оплата сотруднику и возмещение проезда

Конечно, требовать заявление от работника о компенсации всех расходов, даже с обещанием последующего возмещения, не совсем законно, но таким образом предприятие стремится себя подстраховать, хотя в последствии подобные действия все равно можно обнаружить при проверке.

В частности, в соответствии с п.213 Приказа Минфина РФ №157н работнику на основании его заявления должны выдать аванс по распоряжению руководства с указанием предназначения подобных трат. То есть из смысла оговоренной нормы следует, что аванс выдается в преддверии трат, а не впоследствии.

Однако в нарушении оговоренных норм, работнику компенсируют затраты понесенные в ходе служебной поездки уже по ее окончании на основании документов, которые и предоставляет работник, то есть тех же чеков, билетов и иных документов, отраженных в том же авансовом отчете.

Подобная практика возмещения затрат является незаконной, а в ряде случаев, учитывая письменное обязательства работника по оплате расходов за собственный счет, приводит еще и к большим нарушениям.

Как восстановить справедливость?

То есть заявление составленное работником собственноручно с обещанием взять все затраты по командировки на себя в некоторых случаях провоцирует работодателей на еще большее нарушение закона, а именно, отказ от компенсации понесенных затрат.

В подобной ситуации работнику понесенные затраты не возвращаются, и получить компенсацию можно только в судебном порядке.

Ответственность работодателя

В соответствии с нормами закона предприятие несет ответственность за несвоевременную выплату средств, которые положены работнику на основании того же Постановления №749.

То есть в судебном порядке работодатель может быть привлечен к ответственности по ст.236 ТК РФ, по которой компенсация командировочных затрат будет произведена в гораздо большем размере, а именно с учетом каждого дня просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования.

Также в подобной ситуации руководство компании будет привлечено к административной ответственности с применением штрафных санкций в размере от 30 тыс. до 50 тысяч рублей.

И в крайнем случае, если в судебном порядке будет доказано, что авансовые выплаты, а также компенсация командировочных расходов не была произведена по корыстным мотивам руководства, компании грозит штраф в размере до полумиллиона рублей либо лишением права занимать определенную должность в соответствии с ч.2 ст.145.1 УК РФ.

Как вернуть деньги?

Однако зная о последствиях и возможном размере наказания, многие работодатели все-таки идут на нарушения норм закона, полагаясь на юридическую безграмотность работников либо их опасения остаться без работы.

Именно поэтому для начала сотруднику, которому отказано в компенсации следует обратится за помощью в Инспекцию труда и в прокуратуру всего лишь с заявлением о нарушении его прав.

Их затем уже будут отстаивать юристы, которые обладают и необходимыми знаниями, и влиянием для решения вопроса в пользу работников, чьи права они и призваны защищать.

Leave a Reply