Командировка дистанционного работника

Как оформить командировку дистанционного работника?

Сегодня многие компании имеют в своем штате удаленных сотрудников. Иногда возникает необходимость выполнить служебные поручения лично в офисе или другом регионе.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 703-16-92 (Москва)

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

8 (800) 333-88-93 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Считается ли такая поездка командировкой? Как документально все оформить?

Нормативная база

  • Трудовой кодекс РФ, статьи: 310, 312, 166-168, 203, 259,49.1;
  • Налоговый кодекс РФ: п.3 ст. 217;
  • Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ №749);
  • Письма Минфина России: № 03-03-06/1/31945, № 03-03-06/1/30978, № 02-03-10/37209;
  • Письмо Федерального Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Пункт 3 ст.217 НК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Письмо Минфина 03-03-06-1-30978

Письмо Минфина 02-03-10-37209

Письмо Минфина 03-03-06-1-31945

Что говорит закон?

Дистанционный сотрудник – лицо, выполняющее работу за пределами офиса компании и взаимодействующее с руководством при помощи информационных технологий, телекоммуникационных сетей.

Примеры подобных профессий:

  • программист;
  • бухгалтер;
  • консультант товаров и услуг;
  • юрист и т. д.

Надомные и удаленные сотрудники ведут свою деятельность в месте, находящемся далеко от организации.

Поэтому даже поездка дистанционного работника к работодателю является командировкой – такой вывод следует на основании ТК РФ.

Причины могут быть разными. Например, при курировании строительных объектов, когда необходимо заключить договор с новым контрагентом, который заинтересовался предложением компании.

Подобная деятельность предполагает регулярные поездки в головной офис.

Запрещается направлять в командировку лиц, не заключивших трудовой договор с компанией.

Другие ограничения:

  • беременные сотрудницы;
  • несовершеннолетние граждане;
  • работники, подписавшие ученический договор.

Сроки командировки

Продолжительность поездки устанавливает руководитель предприятия, учитывая особенности выполняемого задания.

Законодательство РФ сроков не регламентирует, но имеются формулировки относительно границ:

  • первый день командировки – дата фактического отправления транспорта по направлению к головному офису или другой регион;
  • последний – число, когда служащий вернулся на место постоянной работы.

Текущие сутки длятся до полуночи (включительно), а после – начинаются новые.

Гарантии

Согласно ТК РФ, на дистанционных сотрудников распространяются гарантии, предусмотренные для обычного персонала:

  • на период отсутствия сохраняется должность;
  • средний заработок не изменяется;
  • компенсируются целевые затраты.

Граждане, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировку только с письменного согласия и при условии, что это не причинит вред здоровью (подтверждение медицинской справкой обязательно).

Работодатель обязан сообщить, что они имеют право отказаться от поездки.

Аналогичные гарантии распространяются на одиноких родителей, опекунов несовершеннолетних детей и сотрудников, ухаживающих за нетрудоспособными членами семьи.

Оформление командировки дистанционного работника к работодателю

Рассматриваемая процедура осуществляется по общим правилам.

Перед отправлением служащего в поездку необходимо подготовить:

  • Приказ, заполняемый по форме Т-9 или Т-9 а. В нем обязательно оговаривается продолжительность, основание, а также за чей счет компенсируются расходы.
  • Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт и время нахождения служащего в поездке. Не оформляется только при 1-дневном отсутствии или по решению работодателя.
  • Служебное задание — составляется для определения цели поездки и отражения достигнутых результатов.

Бланки указанных документов можно скачать здесь:

Командировочное удостоверение

Служебное задание

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Заполненные формы документов представлены ниже:

Приказ о направлении в командировку

Служебное задание

Командировочное удостоверение

Законодательство разрешает организациям создавать собственный бланк. Однако эксперты рекомендуют использовать приведенные выше формы, чтобы отношения между работодателем и служащим регулировались Трудовым кодексом.

Тогда при компенсации расходов не возникнет лишних вопросов у налоговой инспекции.

Возмещение расходов

По возвращении из командировки дистанционный сотрудник предоставляет авансовый отчет.

Авансовый отчет

К нему прилагаются документы, подтверждающие использование денежных средств по назначению:

Согласно Трудовому кодексу, служащий получает компенсацию этих затрат.

Порядок возмещения устанавливается в коллективном договоре или локальных нормативных актах предприятия. Допускается дифференцированный подход.

Аванс выдается перед отъездом сотрудника в командировку, остальные затраты компенсируются по возвращению на постоянное место работы.

Выплата денежных средств возможна на зарплатную карточку – такая операция правомерна.

Налогообложение

НДФЛ – не удерживается, если суммы не превышают установленные законом лимиты.

В 2018 году они составляют:

Для заграничных командировок, руб./сутки Для поездок в пределах РФ,руб./сутки
2500 700

Налог на прибыль

При определении налоговой базы в составе расходов обязательно учитываются затраты на проезд, аренду жилья и суточные.

Они определяются в размерах, установленных компанией.

Страховые взносы

При перечислении средств во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР, ФОМС), не подлежат налогообложению средства, компенсирующие целевые расходы (основание: №125 ФЗ).

Пример:

 Р.В. Бирюкова живет в г. Новосибирске и сотрудничает по дистанционному договору с фирмой «Магнат», находящейся в г. Москва. В период с 27-29 июля 2018 г. находилась в командировке – была вызвана в головной офис. Размер суточных в коллективном договоре установлен 850 руб. Перед отъездом в бухгалтерии выдали аванс в размере 14 000 руб.

В авансовом отчете Р.В. Бирюкова указала следующие документы, подтверждающие целевые расходы:

  • авиабилет из Новосибирска в Москву и обратно – 13850 руб. (в т.ч. НДС 1800,5 руб.)
  • проживание в гостинице – 7840 руб. (в т.ч. НДС 1019,2 руб.).

Выполняемые расчеты:

Определяем размер командировочных затрат: (13850-1800,5) + (7840-1019,2) + 850*3дн. = 21420,3 руб.

Выделяем НДС: 1800,5 + 1019,2 = 2819,7 руб.

Суточные превышают нормы, установленные законодательством.

Следовательно, НДФЛ с суточных составит: (850 – 700) * 3 дн. = 450 руб.

Сумма возмещаемых затрат будет равна: (13850 + 7840 + 850*3 дн.) – 14 000 — 450 = 9 790 руб.

Фирма «Магнат» обязана выплатить Р.В. Бирюковой 9 790 руб.

Личная или электронная подпись?

Командировочные документы требуют подписи не только руководителя, но и дистанционного работника.

Она бывает двух видов:

  • Личная подпись. Привычна, не несет никаких рисков, однако документооборот длится гораздо дольше. Контрагентам приходится пользоваться услугами почтовой связи. Пересылка длится от 3 до 14 дней, в зависимости от региона, а ждать столько времени не всегда возможно.
  • Электронная подпись (ЭЦП) – позволяет обмениваться документами через e-mail. Осуществляется при помощи индивидуального ключа и представляет собой аналог рукописи в цифровом виде. Удобна в использовании, существенно экономит время и защищает авторские права. Однако секретный ключ должен быть обеспечен очень надежным паролем.

Следовательно, для решения срочных задач пользуйтесь ЭЦП (для получения обращайтесь только в аккредитованные центры).

Если продолжительность документооборота не играет большой роли, применяйте на практике более привычный способ.

Командировка дистанционного работника к работодателю – неизбежный процесс для многих предприятий. Какие документы нужно подготовить, как правильно компенсировать расходы и заплатить налоги – теперь у вас есть ответы на подобные вопросы. Оформляйте поездку грамотно!

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Leave a Reply