Акт передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

 Содержание и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

акт пп.jpg

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Leave a Reply